Herramientas productivas gmail

¿Te has parado a pensar cuánto tiempo pierdes al día en organizar tu bandeja de Gmail?

Seguro que te das cuenta que escribes lo mismo varias veces y lo peor de todo, es que tienes la sensación de no haber hecho nada con el paso de las horas.

Es normal.

Le pasa a muchísimas personas.

El eMail es un gran ladrón de tiempo y para defenderte de él lo único que puedes hacer es tener disciplina y aplicar algunas técnicas productivas.

En el post de hoy, te muestro 8 estrategias para optimizar tu bandeja de entrada y 5 herramientas ninja para Gmail que te harán ganar muchas horas a la semana.

La gestión estratégica del eMail duplica tu productividad

¿Sabes cuántas horas dedicas a la semana a gestionar tu eMail?

Es una acción compulsiva mirar el correo.

Parece que te va la vida en ello y a veces, será verdad.

Pero no puedes perder tanto tiempo en acciones que no te aportan nada.

Tienes que focalizarte y con tantas distracciones en la Web es una tarea muy complicada.

Establecer unas pautas, optimizar algunas gestiones, activar estrategias inteligentes de gestión del tiempo y utilizar algunas herramientas, te ayudarán a conseguirlo y ganar un plus de productividad.

Podrás atender de forma efectiva tus correos importantes sin caer en los errores que arruinan tu día de trabajo con acciones repetitivas.

El eMail Marketing es una herramienta muy poderosa y las empresas lo saben.

Por eso optimizan el canal a su máxima expresión.

Hoy por hoy, sigue siendo la estrategia digital más potente para la gestión comercial.

El problema principal que genera el uso de este canal (desde el punto de vista como usuarios) es que mata la productividad.

8 Estrategias en #Gmail para #Emprendedores y duplica tu #Productividad Click Para Twittear

En negocios unipersonales donde no hay una infraestructura departamental hay que optimizar muy bien el tiempo que se emplea para gestionar el correo electrónico porque de lo contrario se acumulan las tareas y las horas vuelan.

8 estrategias productivas en tu eMail que te ahorrarán horas de trabajo a la semana

♦ Establecer normas de atención en tu formulario de contacto. Explica con educación qué tipo de cuestiones vas a atender y cuáles no, el tiempo estimado de respuesta y las vías alternativas para contactar.

Si lo haces, estarás educando a tu audiencia, el nivel de eMails bajará y podrás reservarte el derecho a contestar.

Establece normas de atención en tus formularios #Pymes #EstrategiaEmail 1/8 Click Para Twittear

Sección de FAQs en tu blog. Localiza las preguntas más habituales que recibes tanto en tu eMail como en los comentarios del blog y prepara una página de preguntas y respuestas.

Si lo haces, estarás generando tráfico al blog, ahorrarás tiempo al responder citando el enlace y además ampliarás la información con otras cuestiones que para el usuario podrían ser relevantes.

Crea sección de FAQs en tu blog #Pymes #EstrategiaEmail 2/8 Click Para Twittear

Sección de Normas Generales. Esta página debe estar relacionada con tu actividad y dejar claro qué admites y qué no permites en tu relación comercial.

Puede ser útil para aclarar temas de publicidad, peticiones de enlaces, autores invitados…

Todo lo que consideres que te pueden llegar a pedir o preguntar relacionado con tu trabajo es útil tenerlo en esta página del blog.

Si lo haces, una vez más, estarás generando tráfico al blog, ahorrarás tiempo al responder citando el enlace y estarás sentando las normas de uso en tu Web.

Crea sección de normas generales en tu Web #Pymes #EstrategiaEmail 3/8 Click Para Twittear

Diseña una plantilla base de eMail. Seguramente recibes peticiones que no están relacionadas con tus servicios o simplemente no te apetece atender.

Para contestar a esas cuestiones es cómodo contar con una plantilla en la que solo tendrás que personalizar el saludo.

Incluye en ella enlaces a tu home, contacta y página de servicios si procede.

Si lo haces, tendrás un plus de productividad y además estarás cumpliendo con tu atención al cliente.

Diseña una plantilla base para responder por eMail #Pymes #EstrategiaEmail 4/8 Click Para Twittear

Atención al cliente en otros formatos. Si quieres dar una imagen más social puedes apostar por el formato vídeo o streaming.

Si te apetece, destina un tiempo semanal que consideres adecuado para responder a las dudas o consultas que te llegan de clientes/seguidores por eMail.

Elige una plataforma de vídeo como hangout de Google, Periscope de Twitter, puedes ofrecer un webinar… hay muchas alternativas.

Si lo haces, condensarás las consultas en otro canal en tiempo y forma, generarás contenido que podrás publicar en tu blog y aportarás valor respondiendo de forma pública.

Atención al Cliente en varios formatos #Pymes #EstrategiaEmail 5/8 Click Para Twittear

Establece pautas para consultar tu eMail. Marca un ritmo para mirar tu bandeja de entrada, por ejemplo 2 veces al día y aprovecha que sea en tiempos muertos, por ejemplo, tomando el café de la mañana, después de comer y antes de terminar la jornada.

Deja las horas productivas para otras tareas que requieren más concentración.

Desactiva las alertas del Smartphone y no tengas abierta la pestaña del eMail cuando trabajes.

Si lo haces, evitarás distracciones y aumentarás la productividad.

Establece pautas para consultar tu eMail #Pymes #EstrategiaEmail 6/8 Click Para Twittear

Crea carpetas y filtros. Agrupar la información por temática, por direcciones de procedencia o por usuarios te ayuda a mantener despejada la bandeja principal.

Algunas carpetas útiles pueden ser:

  • Redes Sociales
  • Tus suscripciones
  • Clientes
  • Proveedores
  • Alertas de tu web
  • Tu correo del blog
  • Etc…

Con los filtros crearás las normas de archivo y distribución hacia las carpetas.

Recuerda marcar “omitir de recibidos” cuando actives la norma.

De lo contrario, en lugar de limpiar correo lo estarás duplicando.

Si lo haces, te podrás centrar en el correo realmente importante.

Crea carpetas y filtros en Gmail #Pymes #EstrategiaEmail 7/8 Click Para Twittear

Brevedad y concisión. No escribas correos largos.

Sé breve en tus contestaciones y si puedes hacerlo con un enlace hacia tu web o hacia información relacionada, mucho mejor.

Si lo haces, seguirás ganando minutos para otras tareas más importantes o para disfrutar de una tarde estupenda con tu familia o amigos.

Brevedad y concisión en tus respuestas por eMail #Pymes #EstrategiaEmail 8/8 Click Para Twittear

5 Herramientas ninja para Gmail que te van a encantar

Herramientas para Gmail

Todoist. Mi herramienta de gestión de tareas preferida.

Si le dedicas un tiempo semanal a organizar las cosas pendientes por hacer (y cuando te salta el aviso no lo obvias…) tendrás una gran ayuda productiva con esta herramienta.

Gestión de tareas con @todoist_espanol #GTD #HerramientaEmail 1/5 #Pymes Click Para Twittear

Inbox. Desde que empecé a usar esta aplicación de Google casi no entro en Gmail nativo.

Es muy cómoda para archivar con un simple deslizamiento y tienes la opción de reprogramar que viene muy bien para temas importantes.

Con @inboxbygmail mejora tu #GTD #HerramientaEmail 2/5 #Pymes Click Para Twittear

Boomerang. Tienes varias funciones pero la que más utilizo y me gusta es la de programar mis envíos con “Send Later”.

Podrás ver el número de veces que han leído un eMail, la hora de apertura, etc…

La versión gratuita está limita pero no es muy cara si te gusta como funciona.

Programa envíos en #Gmail con @boomerang #HerramientaEmail 3/5 #Pymes Click Para Twittear

Streak. Si quieres integrar un CRM en Gmail con esta extensión lo puedes hacer.

Tiene muchas opciones configurables y la versión gratis es muy completa.

Crea un #CRM en tu #Gmail con @Streak #HerramientaEmail 4/5 #Pymes Click Para Twittear

Y por último, un básico.

Teclas combinadas. Una opción que poca gente usa pero que ahorra mucho tiempo.

La funciones para Gmail las puedes ver en este enlace.

Teclas combinadas Gmail y mejora tu #Productividad #HerramientaEmail 5/5 #Pymes Click Para Twittear

Seguro que a partir de ahora repites menos aquello de “no me da tiempo de nada”.

Si pones en marcha las estrategias que te he contado y usas en tu día a día las herramientas para Gmail que te he presentado, te aseguro que tu productividad aumentará de forma considerable.

¿Te han gustado estas ideas? ¿Tienes implementada una estrategia para la gestión de tu eMail? Aplica estas técnicas una semana y cuéntame en los comentarios cuánto tiempo has ahorrado.

Y por supuesto ¡disfrútalo!

Fuente de foto FreeDigitalPhoto by pakorn

Imagen modificada con Canva

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Inma Zambade

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Consultora en Estrategia Digital eSalud. Asesora en Transformación Digital Empresarial. Marketing Sanitario. Diseño e implemento estrategias digitales enfocadas a resultados. Apostando por la fusión de la Salud y las Nuevas Tecnologías. Accede a mi Training Gratuito Estrategia PRO Digital e-Salud y hazte visible para tus e-Pacientes.
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