8 Estrategias Digitales y 5 Extensiones para Gmail que mejoran tu productividad

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¿Te has parado a pensar cuánto tiempo pierdes al día en organizar tu bandeja de Gmail?

El email es un gran ladrón de tiempo y para defenderte de él lo único que puedes hacer es tener disciplina y aplicar algunas técnicas productivas.

En el post de hoy, te muestro 8 estrategias digitales para optimizar tu bandeja de entrada y 5 extensiones para Gmail que te harán ganar muchas horas a la semana.

 

extensiones para gmail

La gestión estratégica del email duplica tu productividad

¿Sabes cuántas horas dedicas a la semana a gestionar tu email?

Es una acción compulsiva mirar el correo.

Parece que te va la vida en ello y a veces, será verdad.

Pero la mayoría de los correos no son prioritarios y no puedes perder tanto tiempo en acciones que no te aportan nada.

  • Hay que establecer unas pautas de consulta
  • Optimizar las gestiones del correo
  • Activar estrategias inteligentes de gestión del tiempo
  • Y mejorar tus competencias digitales utilizando algunas herramientas avanzadas

Si pones en marcha una estrategia integral adecuada, ganarás un plus de productividad.

Podrás atender de forma efectiva tus correos importantes sin caer en los errores que arruinan tu día de trabajo con acciones repetitivas.

El email marketing es una herramienta muy poderosa y las empresas lo saben.

Por eso optimizan el canal a su máxima expresión.

Hoy por hoy, sigue siendo la estrategia digital más potente para la gestión empresarial.

El problema principal que genera el uso de este canal (desde el punto de vista como usuarios) es que mata la productividad.

8 estrategias digitales que harán más productiva tu gestión del email

♦ Establecer normas de atención en tu formulario de contacto

Explica con educación qué tipo de cuestiones vas a atender y cuáles no, el tiempo estimado de respuesta y las vías alternativas para contactar.

Si lo haces, estarás educando a tu audiencia, el nivel de eMails bajará y podrás reservarte el derecho a contestar.

♦ Sección de FAQs en tu blog

Localiza las preguntas más habituales que recibes tanto en tu email como en los comentarios del blog y prepara una página de preguntas y respuestas.

Si lo haces, estarás generando tráfico al blog, ahorrarás tiempo al responder citando el enlace y además ampliarás la información con otras cuestiones que para el usuario podrían ser relevantes.

♦ Sección de Normas Generales

Esta página debe estar relacionada con tu actividad y dejar claro qué admites y qué no permites en tu relación comercial.

Puede ser útil para aclarar temas de publicidad, peticiones de enlaces, autores invitados…

Todo lo que consideres que te pueden llegar a pedir o preguntar relacionado con tu trabajo es útil tenerlo en esta página de tu web.

Si lo haces, una vez más, estarás generando tráfico a tu web, ahorrarás tiempo al responder por email ya que solo tendrás que poner el link y estarás sentando las normas de uso en tu web.

♦ Diseña una plantilla base de email

Seguramente recibes peticiones que no están relacionadas con tus servicios o simplemente no te apetece atender.

Para contestar a esas cuestiones es cómodo contar con una plantilla en la que solo tendrás que personalizar el saludo.

Incluye en ella enlaces a tu home, contacta y página de servicios si procede.

Si lo haces, tendrás un plus de productividad y además estarás cumpliendo con tu atención al cliente.

♦ Atención al cliente en otros formatos

Si quieres dar una imagen más social puedes apostar por el formato vídeo o streaming.

Si te apetece, destina un tiempo semanal que consideres adecuado para responder a las dudas o consultas que te llegan de clientes/seguidores/pacientes por email.

Elige una plataforma de vídeo como hangout de Google, Periscope de Twitter, puedes ofrecer un webinar… hay muchas alternativas.

Si lo haces, condensarás las consultas en otro canal en tiempo y forma, generarás contenido que podrás publicar en tu blog y aportarás valor respondiendo de forma pública.

♦ Establece pautas para consultar tu email

Marca un ritmo para mirar tu bandeja de entrada.

Por ejemplo 2 veces al día y aprovecha que sea en tiempos muertos.

Deja las horas productivas para otras tareas que requieren más concentración.

Desactiva las alertas del Smartphone y no tengas abierta la pestaña del email cuando trabajes.

Si lo haces, evitarás distracciones y aumentarás la productividad.

♦ Crea carpetas y filtros

Agrupar la información por temática, por direcciones de procedencia o por usuarios te ayuda a mantener despejada la bandeja principal.

Algunas carpetas útiles pueden ser:

  • Redes Sociales
  • Tus suscripciones de lectura
  • Clientes
  • Proveedores
  • Pacientes
  • Alertas de tu web
  • Tu correo del blog
  • Etc…

Con los filtros crearás las normas de archivo y distribución hacia las carpetas.

Recuerda marcar “omitir de recibidos” cuando actives la norma.

De lo contrario, en lugar de limpiar correo lo estarás duplicando. Y recuerda mirar las carpetas según el orden de prioridad que hayas marcado.

Si lo haces, te podrás centrar en el correo realmente importante.

♦ Brevedad y concisión

No escribas correos largos.

Sé breve en tus contestaciones y si puedes hacerlo con un enlace hacia tu web o hacia información relacionada, mucho mejor.

Si lo haces, seguirás ganando minutos para otras tareas más importantes o para disfrutar de una tarde estupenda con tu familia o amigos.

Si quieres poner en marcha una estrategia digital efectiva en tu web que mejore la gestión de tu email personal o corporativo, estoy aquí para ayudarte.

5 Extensiones para Gmail que dispararán tu productividad

Todoist

Mi herramienta de gestión de tareas preferida.

Si le dedicas un tiempo semanal a organizar las cosas pendientes por hacer (y cuando te salta el aviso no lo obvias…) tendrás una gran ayuda productiva con esta herramienta.

Inbox

Desde que empecé a usar esta aplicación de Google casi no entro en Gmail nativo.

Es muy cómoda para archivar con un simple deslizamiento y tienes la opción de reprogramar que viene muy bien para temas importantes.

Boomerang

Tienes varias funciones pero la que más utilizo y me gusta es la de programar mis envíos con “Send Later”.

Podrás ver el número de veces que han leído un email, la hora de apertura…

La versión gratuita está limita pero no es muy cara si te gusta como funciona.

Streak

Si quieres integrar un CRM en Gmail con esta extensión lo puedes hacer.

Tiene muchas opciones configurables y la versión gratis es muy completa.

Mailtrack

Si quieres tener un rastreo de la apertura de los emails que envías para saber si han sido leídos y cuántas veces y en qué momento, con esta extensión lo podrás activar.

La versión gratuita está limitada y muestra un enlace de publicidad al pie de los correos enviados.

Con la versión de pago individual PRO, tendrás en tiempo real los datos de la apertura con notificaciones de escritorio, rastreo de links, recordatorios y un panel de control de tu cuenta con un historial de movimientos.

Y por último, un básico en productividad, las teclas combinadas en Gmail.

Una opción que poca gente usa pero que ahorra mucho tiempo.

La funciones para Gmail las puedes ver en este enlace.

Si pones en marcha las estrategias digitales que te he contado y usas en tu día a día las extensiones para Gmail que te he presentado, te aseguro que tu productividad aumentará de forma considerable.

¿Te han gustado estas ideas? ¿Tienes implementada una estrategia en tu web que mejore la gestión de tu email?

Aplica estas técnicas una semana y cuéntame en los comentarios cuánto tiempo has ahorrado.

Y si te han parecido útiles ¡Comparte en tus redes sociales!

Fuente de foto FreeDigitalPhoto by pakorn modificada con Canva

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Inma Zambade

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Consultora en Estrategia Digital eSalud. Asesora en Transformación Digital Empresarial. Marketing Sanitario. Diseño e implemento estrategias digitales enfocadas a resultados. Apostando por la fusión de la Salud y las Nuevas Tecnologías. Accede a mi Training Gratuito Estrategia PRO Digital e-Salud y hazte visible para tus e-Pacientes.
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